Đăng ký mã vạch

Nếu bạn muốn sản phẩm hay hàng hóa của mình được xuất khẩu, hoặc có thể đưa vào buôn bán tại các siêu thị và cửa hàng tiện lợi trên cả nước, bạn cần phải làm thủ tục đăng ký mã số cho sản phẩm hàng hóa đó. Bởi đăng ký số mã vạch sẽ giúp cho việc quản lý đơn hàng cũng như công việc kinh doanh của bạn thuận lợi hơn. Vậy xin sử dụng số mã vạch sản phẩm ở đâu? Giải pháp đăng ký mã vạch sản phẩm như thế nào? Hãy cùng Fosi tìm hiểu qua bài viết “Cách đăng ký mã QR code” này nhé.

Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch sản phẩm (QR code) là công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, tổ chức hoặc địa điểm thông qua các dãy số bí mật. Để có thể đọc được các dãy số mã vạch cho sản phẩm, bạn cần phải dùng đến các thiết bị máy quét chuyên dùng thì mới có thể đọc được các loại số mã vạch này

Số mã vạch có cấu tạo gồm 2 phần như sau

Mã số GS1 là gì?: Mã số gs1 là cấu trúc số mã vạch tiêu chuẩn có tác dụng nhận dạng các sản phẩm hàng hóa tại mỗi quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau.

Mã vạch GS1: Là một dãy các số mã vạch và cách nhau bởi các khoảng trống song song được thiết kế dựa trên nguyên tắc mã hoá nhất định để chứa dữ liệu về sản phẩm đó.

Tại sao phải đăng ký mã số sản phẩm?

Thực hiện thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm doanh nghiệp là một việc làm cực kỳ quan trọng. Nên các doanh nghiệp hay đơn vị sản xuất cần phải đăng ký mã số với cơ quan có thẩm quyền, để được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng số mã vạch cho sản phẩm, hàng hóa đó. Bởi mã vạch sẽ giúp cho chúng ta dễ dàng hơn trong việc quản lý sản phẩm, được phép xuất khẩu và còn được phân phối vào các hệ thống siêu thị trên toàn quốc. Sau đây là những lợi ích khi bạn tiến hành đăng ký số mã vạch sản phẩm.

• Đăng kí mã vạch giúp phân biệt các sản phẩm của doanh nghiệp với sản phẩm của doanh nghiệp khác.
• Tạo thuận lợi và tăng sự hiệu quả của việc buôn bán và quản lý hàng hóa giúp nhanh chóng tính tiền, xuất hóa đơn phục vụ khách hàng.
• Đăng ký mã vạch hàng hóa giúp rút bớt thời gian trong khâu kiểm kê, tính toán.
• Đảm bảo tính chính xác khi đã được cấp số mã vạch.
• Khách hàng sử dụng sản phẩm có thể thông qua số mã vạch để biết được nguồn gốc của sản phẩm
• Số mã vạch QR còn giúp phục vụ cho các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa sản phẩm
• Phục vụ cho các hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)

Đối tượng nào có thể xin giấy chứng nhận đăng ký mã số vạch cho sản phẩm?

• Cá nhân, tổ chức, đơn vị kinh doanh chưa xin cấp số mã vạch QR code cho sản phẩm
• Cá nhân, tổ chức, đơn vị sản xuất kinh doanh đã được cấp giấy chứng nhận sử dụng số mã vạch, có nhu cầu sử dụng số mã vạch QR sản phẩm cho các trường hợp như sau: đã sử dụng hết số mã vạch QR được cấp, số mã vạch QR sản phẩm bổ sụng GLN, bị thu hồi giấy chứng nhận sử dụng số mã vạch hết hiệu lực

Lưu ý: Thời hạn của giấy phép sử dụng số mã vạch trong trường hợp cấp mới không quá 03 năm kể từ ngày cấp

Đăng ký mã số sản phẩm ở đâu?

Tại Việt Nam, cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp số mã vạch cho doanh nghiệp là Trung Tâm Mã Số Mã Vạch Quốc Gia GS1 Việt Nam. Vào tháng 5/1995, GS1 Việt Nam được công nhận là thành viên đại diện chính thức cho Việt Nam tại GS1 quốc tế.

Mã vạch quốc gia của Trung Tâm GS1 Việt Nam có code là 893, đơn vị này sẽ cấp mã vạch doanh nghiệp (Code DN) cho các nhà sản xuất, đơn vị phân phối, bán buôn hay bán lẻ có giấy phép kinh doanh và hoạt động tại Việt Nam. Sau khi được cấp mã QR code doanh nghiệp, các đơn vị kinh doanh hay nhà sản xuất sẽ được hướng dẫn sử dụng mã QR code sản phẩm và in lên hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc gia và cả quốc tế. Doanh nghiệp phải nộp phí mã QR code và duy trì mã số này hàng năm

Chú ý: Để được đăng ký mã vạch QR code thì doanh nghiệp cần phải có giấy chứng nhận ĐKKD theo quy định pháp luật và hoạt động hợp pháp ở Việt Nam.

Hồ sơ thủ tục đăng ký Barcode bao gồm những gì?

Mọi tổ chức muốn được sử dụng mã vạch sẽ phải chuẩn bị hồ sơ theo quy định. Đây là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định có chấp thuận hay không. Vì vậy, khâu chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm đòi hỏi độ chính xác cao. Các hồ sơ và thủ tục đăng ký mã số cần chuẩn bị bao gồm:

• 01 Bản xin đăng ký mã vạch sản phẩm theo mẫu Bộ Khoa học và Công nghệ
• 01 Bản xin đăng ký mã vạch theo mẫu danh mục sản phẩm sử dụng mã số vật phẩm
• 01 Phiếu xin đăng ký mã vạch sản phẩm gs1 thông tin theo mẫu quy định cho cơ sở dữ liệu GS1
• Đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao) hoặc quyết định thành lập công ty (bản sao) tùy thuộc vào đối tượng là doanh nghiệp sản xuất hay tổ chức khác.

Toàn bộ các bước đăng ký mã số vạch chi tiết và cụ thể nhất hiện nay

Nếu đến nay quý doanh nghiệp vẫn chưa biết cách đăng ký mã vạch cho sản phẩm như thế nào, hãy tham khảo ngay cách hướng dẫn đăng ký mã vạch sản phẩm online sau đây của chúng tôi

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để đăng ký mã số mã vạch

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ với các loại giấy từ như thủ tục xin đăng ký mã vạch QR code ở trên

• Bước 2: Kê khai hồ sơ đúng sự thật qua hệ thống cổng thông tin

Kê khai hồ sơ gồm khai thông tin và tạo tài khoản đăng ký mã vạch QR code của đơn vị qua cổng thông tin điện tử vnpc gs1 https://vnpc.gs1.gov.vn/

• Bước 3: Nộp hồ sơ và nộp lệ phí đúng quy định

Hình thức nộp hồ sơ đăng ký mã vạch: Chuyển phát hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm mã số mã vạch quốc gia GS1 Việt Nam, tại địa chỉ Số 8, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần nộp lệ phí xin cấp và đăng ký mã vạch theo thông tư số 232/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài Chính, theo quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng QR code. Doanh nghiệp có thể nộp lệ phí đăng ký mã vạch bằng hình thức chuyển khoản)

• Bước 4: GS1 tiếp nhận và xử lý hồ sơ, sau đó thông báo nhận mã số vạch tạm thời

Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký mã vạch từ doanh nghiệp, trong vòng từ 5 – 7 ngày làm việc sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: GS1 sẽ thông báo yêu cầu chỉnh sửa, hoàn thiện lại hồ sơ đăng ký mã vạch QR code

Trường hợp hợp lệ: GS1 sẽ thông báo tạm thời qua hệ thống cổng thông tin và email của doanh nghiệp để có thông tin QR code thể hiện trên sản phẩm. Kế đến doanh nghiệp cần phải kê khai thông tin tất cả loại sản phẩm của mình trên tài khoản ở cổng thông tin điện tử.

• Bước 5: Kê khai đầy đủ thông tin sản phẩm

Người nộp hồ sơ/ hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp cần phải tiến hành thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản đã được cung cấp, thông qua cổng thông tin điện tử: http://vnpc.gs1.org.vn/. Sau khi mã số sản phẩm đã được điền đẩy đủ thông tin sẽ được phát hành và công bố chính thức trên hệ thống toàn quốc

• Bước 6: Nhận giấy chứng nhận đăng ký mã số vạch

Nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng số mã vạch được Trung Tâm GS1 cấp

Thời gian đăng ký mã số sản phẩm diễn ra trong bao lâu?

Trong khoảng thời gian từ 07- 10 ngày làm việc tính từ thời điểm hồ sơ đăng ký mã vạch QR code được nộp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Quý khách hàng sẽ được cấp và sử dụng QR code nếu hồ sơ hợp lệ.

Giấy chứng nhận QR code sẽ được cấp cho người đã ký sau 1 – 2 tháng. Trong trường hợp hồ sơ xin cấp QR code sản phẩm không hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ nêu rõ nguyên nhân, cá nhân, tổ chức sẽ phải sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hồ sơ xin cấp QR code và gửi lại trong thời gian sớm nhất.

Chi phí làm mã số sản phẩm hết bao nhiêu khi sử dụng dịch vụ?

Các cá nhân, tổ chức sẽ chỉ phải đóng phí xin cấp QR code theo quy định của nhà nước. Thông tin biểu phí cấp chứng nhận QR code của nhà nước cụ thể được nêu rõ tại thông tư 232/2016/TT-BTC, mời quý doanh nghiệp xem chi tiết bảng phí dịch vụ ở bảng sau đây nhé

Mức thu phí cấp và hướng dẫn mã số mã vạch

Mức thu phí đăng ký(xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài

Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm( niên phí)

Dịch vụ đăng ký mã số sản phẩm hàng hóa giá rẻ nhất thị trường tại Fosi

Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực làm dịch vụ xin cấp QR code. Chúng tôi sẽ giúp cho quý doanh nghiệp sỡ hữu được giấy chứng nhận quyền sử dụng QR code một cách nhanh nhất. Sau đây là quy trình làm việc của chúng tôi để bạn có thể được cấp giấy chứng nhận QR code một cách nhanh nhất

Tư vấn cụ thể

• Đến với Fosi, bạn sẽ được giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến việc xin cấp QR CODE GS1 Việt Nam cũng như QR code toàn cầu ( Ví dụ như: cách tạo , cách sử dụng và cách gia hạn mã vạch…)

Xử lý hồ sơ

• Khi sử dụng dịch vụ xin cấp QR code sản phẩm tại Fosi, mọi vấn đề về thủ tục xin cấp QR code cho hàng hóa và hồ sơ sẽ được chúng tôi xử lý giúp bạn. Nên bạn sẽ không cần phải lo về vấn đề thiếu hồ sơ hay mất nhiều thời gian để xử lý khi xin cấp QR code

Ban giao kết quả sau khi đăng ký mã vạch

• Chúng tôi sẽ tiến hành nộp hồ sơ xin cấp QR code sản phẩm lên cơ quan cấp cao, sau khi có kết quả xin cấp QR code thì sẽ thông báo cho bạn biết. Công việc còn lại của bạn chỉ là thanh toán phí xin cấp QR code và sử dụng QR code đã được cung cấp hợp pháp nhé. Đặc biêt, dịch vụ cấp QR code của chúng tôi có giá rẻ nhất hiện nay, giúp bạn tiết kiệm được rất nhiêu chi phí khi xin cấp mã barcode

Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký mã số sản phẩm

Muốn sử dụng mã vạch nước ngoài phải làm như thế nào đây?

Trả lời:  Để đăng ký QR code sản phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục xin phép sử dụng và xin cấp QR code hàng hóa cho sản phẩm đó tại Viện tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ.

Hồ sơ cho việc xin phép sử dụng mã vạch nước ngoài sẽ bao gồm:

• (i) Giấy ủy quyền của công ty nước ngoài cho phép công ty tại Việt Nam được sử dụng QR code nước ngoài gắn lên sản phẩm. Lưu ý: Giấy ủy quyền nêu trên cần phải được công chứng tại quốc gia của công ty nước ngoài đang sử dụng QR code
• (ii) Bản Danh mục sản phẩm sẽ sử dụng QR code nước ngoài (theo mẫu của cơ quan đăng ký);
• (iii) Công văn của doanh nghiệp Việt Nam đề nghị được sử dụng QR code nêu trên;

Chi phí sử dụng mã vạch nước ngoài sẽ được tính trên số lượng mã sản phẩm:

• Ít hơn hoặc bằng 50 sản phẩm: 500.000 VND/01 hồ sơ
• Với mỗi sản phẩm tăng thêm (trên 50 sản phẩm): 10.000 VND/01 mã sản phẩm tăng thêm

Như vậy, để không phải đăng ký QR code  sản phẩm lại và được sử dụng QR code nước ngoài, khách hàng cần thực hiện các thủ tục đăng ký QR code nêu trên tại cơ quan đăng ký.

Mã số vạch có được quyền chuyển nhượng hay không?

Trả lời: Theo quy định QR code sẽ được cấp cho đơn vị (công ty doanh nghiệp) đăng ký và chỉ công ty đăng ký mã vạch mới được quyền sử dụng QR code này cho sản phẩm của công ty, trường hợp công ty A chuyển nhượng toàn bộ nhà máy sản xuất cho đối tác không đồng nghĩa với việc công ty, doanh nghiệp được quyền chuyển nhượng cả QR code đã được cấp. Trường hợp cụ thể này, bên công ty cần thực hiện các việc sau khi chuyển nhượng nhà máy cho đối tác.

• Công ty cũ nộp công văn lên cơ quan đăng ký để xin phép ngừng sử dụng mã vạch sản phẩm, kèm theo công văn là bản gốc giấy chứng nhận đăng ký QR code đã được cấp;
• Công ty đối tác sẽ nộp công văn xin phép được sử dụng lại số mã vạch đã được cơ quan đăng ký cấp cho công ty sản xuất cũ, kèm theo công văn công ty đối tác cần nộp kèm (i) hồ sơ đăng ký xin cấp mã vạch cho sản phẩm (ii) 01 bản sao chứng thực GPKD (iii) phí đăng ký sử dụng và phí duy trì cho năm đầu tiên sử dụng

Số lượng tối đa sản phẩm trong mã số vạch được tính như thế nào?

Số lượng sản phẩm để chọn gói QR code phù hợp

• Dưới 100 sp – đăng ký mã 10 số
• Dưới 1000 sp – đăng ký mã 9 số
• Dưới 10000 sp – đăng ký mã 8 số
• Dưới 100000 sp – đăng ký mã 7 số

Cá nhân có đăng ký mã vạch sản phẩm được không?

Trả lời: Theo quy định của cơ quan, QR code chỉ cấp cho đối tượng từ hộ kinh doanh cá thể trở lên và không cấp cho cá nhân. Do đó, cá nhân không thể xin cấp QR code sản phẩm được.

Đăng ký mã số mã vạch sản phẩm xong có được sử dụng mãi mãi không?

Trả lời: Khi xin cấp QR code sản phẩm lần đầu, doanh nghiệp cần phải nộp phí sản phẩm xin cấp QR cpde để khởi tạo và duy trì cho năm đầu tiên, từ các năm tiếp theo (trước ngày 31-6) hàng năm, doanh nghiệp muốn được sử dụng Qr code sẽ phải nộp lệ phí duy trì đăng ký QR code cho năm đó

Phân loại mã vạch theo GS1

FOSI tự hào là đơn vị với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chứng nhận thực phẩm, đã thực hiện thành công nhiều hồ sơ cho các doanh nghiệp. Để nhận thông tin tư vấn từ FOSI, quý khách vui lòng để lại liên hệ trên mục chat của website hoặc gọi điện trực tiếp đến Zalo/Hotline 0909 89 87 83 (Mr. Hải) để được phản hồi kịp thời và nhanh chóng nhất.